Cambiare il piano di volo? Si può!
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Come reagire agli inconvenienti: case study sui webinar Salvi Vivai.
La misura per essere una buona agenzia, così come noi intendiamo questa espressione in Relazioni Cosmiche, sta nell’essere sempre connessi: connessi al nostro tempo, connessi alla nostra rete di risorse, connessi “con il cervello” (per utilizzare la stessa espressione con cui ci sprona la nostra CEO Arianna Ruzza).
Si tratta di un buon consiglio, non solo in ambito lavorativo, ma per tutte le sfere della nostra vita. Essere al passo con i tempi, essere costantemente aggiornati e informati ci aiuta ad affrontare le sfide con maggior flessibilità, resilienza, limitando lo stress e ottenendo comunque ottimi risultati.
Quella del “piano B” è una tecnica che conoscono bene coloro che genericamente possiamo indicare come “organizzatori di eventi” (anche se questa espressione risulta spesso molto riduttiva e generica): anzi, spesso si cerca di arrivare al “piano Z” per poter limitare al minimo la possibilità di inconvenienti e situazioni di rischio.
Per quanto si riesca a fare un ottimo lavoro di Project Management, tuttavia, bisogna essere consci che gli imprevisti esistono, e lo scorso anno ce l’ha insegnato bene. Ecco dunque che la preparazione, la pianificazione e l’attitudine alla flessibilità vengono in nostro soccorso per trasformare situazioni di crisi in ottime opportunità. Cambiare, dunque, il piano di volo in corsa si può!
Per fare un esempio pratico: per il nostro cliente Salvi Vivai abbiamo trasformato gli open day di presentazione dei loro prodotti che si svolgevano tradizionalmente in campo in veri e propri webinar.
La visita in campo di un vivaio è una fase estremamente importante per un’azienda come Salvi Vivai, poiché è il momento in cui tutti i propri clienti, stakeholders e potenziali clienti possono realmente toccare con mano i prodotti, incontrare i tecnici, capire risvolti agronomici e commerciali dei prodotti presentati. Fino all’anno scorso era impensabile poterli gestire in altro modo se non in presenza, proprio per la loro importanza.
Quando però tutto il mondo è rimasto paralizzato Salvi Vivai ha saputo reagire e, invece di rimandare l’appuntamento, ha accettato la nostra proposta di trasformare l’evento in presenza in un evento online e di amplificare la sua portata internazionale.
Certamente si è trattato di una sfida, perché se da un lato gli strumenti e le possibilità tecnologiche già esistevano, dall’altro bisognava rendere il tutto molto semplice per permetterne la fruizione nel modo più fluido possibile ad un pubblico non abituato a questo tipo di soluzioni.
Ma in Relazioni Cosmiche non ci siamo fermati qui: abbiamo ampliato la portata dell’evento decidendo di declinarlo in 6 differenti lingue e di gestire una comunicazione ad hoc per ciascuna di esse. Per l’evento come era inteso tradizionalmente si agiva già su contatti conosciuti e potenziali, nella versione digitale, invece, abbiamo voluto attivare strategie di lead generation (generazione di contatti interessati) e di inbound marketing (creare contenuti di interesse per i potenziali clienti) che ampliassero il pubblico di destinazione del messaggio coinvolgendo nuovi contatti. Sono state attivate quindi Google ADS, è stato studiato un sito ad hoc per l’iscrizione e la fruizione del webinar, è stata fatta una campagna specifica di invio di newsletter, sono state attivate strategie di ottimizzazione della SEO, si è lavorato moltissimo su contenuti di interesse e di assoluta autorevolezza per il pubblico, oltre a studiare strumenti di feedback specifici. Per le parti digitali prettamente tecniche ci siamo avvalsi del supporto della Web Agency nostra partner DIGIFE.
Naturalmente questo è un elenco non esauriente del lavoro di ideazione, pianificazione, preparazione e realizzazione dei vari webinar, ma non è questa la sede per spiegare nel dettaglio tutte le fasi necessarie per portare alla realizzazione di questi prodotti.
Qualche consiglio, però, lo possiamo certamente dare:
- prima di partire con la realizzazione fattiva di un webinar è bene individuare lo scopo finale dell’evento: sembra un consiglio banale, ma i processi di gestione di invito, di realizzazione, di eventuale replica e di feedback sull’evento sono molto differenti a seconda che si tratti di una “semplice” presentazione o di un evento con interazione diretta dei partecipanti;
- analizzate attentamente varie piattaforme attraverso cui veicolare il vostro webinar perché non tutte vi danno le stesse possibilità! Esistono infatti piattaforme che sono gratuite solo fino ad un limite di partecipanti, altre che non garantiscono la possibilità di interazione diretta se non in versione premium, altre ancora prevedono che l’utente debba scaricare un determinato programma per poter visionare il webinar e altre che, infine, non permettono una profilazione degli utenti utile ai vostri obiettivi;
- curate la parte video del vostro evento: sia esso registrato o in diretta. Qualche consiglio utile lo potete trovare anche in questo articolo dedicato alle videoconferenze: il tema è differente ma le buone norme valgono sempre!
Di seguito una panoramica dello sviluppo visual e di alcuni strumenti messi in atto per la preparazione e la diffusione dell’evento in italiano: buona visione!
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